Business Process Management (BPM)

El BPM (Business Process Management), es la gestión de procesos de negocio, metodología empresarial cuyo objetivo fundamental es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio (conjunto de tareas relacionadas, llevadas a cabo con un fin empresarial).

Dichos procesos deben modelarse, automatizarse y monitorizarse, con el fin de conseguir una mejora contínua. Mediante estas acciones, se logra un mejor entendimiento del negocio y se abre consecuentemente una puerta para la mejora de los procesos, desde el correcto entendimiento de los mismos.

La automatización de los procesos, reduce los errores por medio de la uniformización de criterios de control. Gracias a la información diaria obtenida, podremos identificar y optimizar ineficiencias en los procesos.

La aplicación práctica de este proceso, no es sencilla en el mundo empresarial. El primer estadio de aplicación del mismo, la modelización del proceso de negocio, suele ser confuso y dar lugar a ambiguedades que el implantador deberá tratar de subsanar antes de pasar a la fase de automatización.

La empresa en la que desarrollo mi actividad empresarial, constituye un reto a la implantación de un BPM, pero en mi opinión y conociendo las bondades de la misma, creo que las etapas serían las siguientes:

1- Modelización:

Existen procesos diversos, derivados de las diferentes actividades que cada uno de los departamentos desarrolla en el seno de la empresa. Focalizaré mi estudio en el departamento técnico, que actúa como una mini-empresa porque gestiona sus propios presupuestos y arroja resultados que son incluídos en las cuentas anuales de la empresa.

Uno de los procesos a estudiar, es la Dirección Facultativa de las obras que se vienen desarrollando. Actualmente, el sistema es confuso y cada uno de los técnicos utiliza un protocolo que sólo se asemeja al de sus compañeros en la definición final de la documentación.

Debería intentarse en primer lugar, definir las etapas de la dirección de obra, que en base son:

a) Estudio preliminar del impacto económico
b) Proyecto Básico
c) Proyecto Ejecutivo
d) Solicitud permiso de obras Ayuntamiento
e) Contratación Coordinador de seguridad y salud
f) Licitación
g) Adjudicación
h) Ejecución de la obra
i) Elaboración de informes por parte de la Dirección Facultativa
j) Recepción de la obra
k) Elaboración de documentación final

y los actores del proceso:

a) Director de obra
b) Jefe de obra
c) Encargado
d) Capataz
e) Redactor del proyecto (suele ser el Director de Obra)
f) Coordinador de Sdad

Del estudio de las etapas y relaciones de los actores que conforman el proceso, deberíamos extraer las siguientes conclusiones:

a) Quién es el actor principal?
b) Qué relaciones entre actores son cruciales?
c) Qué relaciones entre actores son menos importantes?
d) Podemos saltarnos alguna etapa del proceso?
e) Existe la posibilidad de mejorar alguno de los puntos que forman el proceso?

Y en un plano más detallado...

f) Existen holguras?
g) Podemos modificar la metodología?
h) Podemos poner el común algún conocimiento que beneficie al resto de compañeros?

Evidentemente, podemos subdividir etapas, encontrar más actores y formular cientos de miles de preguntas que seguro nos llevarían a otras tantas conclusiones, pero en base, queda claro que se debe estudiar la red de relaciones existentes entre actores-etapas y procesos.

La automatización de los procesos anteriores, podría llevarse a cabo por medio del profundo estudio de las relaciones mencionadas y utilizando las TIC, tratar de gestionar algún tipo de herramienta que permita que todos los procesos sean encauzados de forma similar. De este modo, podremos evitar errores, saltos de etapas o actores críticos, y todos aquellos efectos de segundo orden que aparecen cuando los individuos realizan su trabajo sin atender a las necesidades de los demás intervinientes.

No debemos olvidar, que el fundamento de la presente estandarización es la puesta en común de la información y por tanto, el sistema de información utilizado deber permitir no sólo encauzar los esfuerzos de cada uno de los actores y regular su participación en los momentos óptimos, sino también posibilitar el intercambio y el trabajo de todo el equipo sobre una misma raíz común.

Por último, el sistema de información, puede arrojar todo tipo de informes y diagramas, así como monitorizar cada uno de los procesos y tareas, establecer recursos y definir desviaciones con respecto a la planificación original. De este modo, se simplifica la corrección de los mismos y se establece un sistema tabulado de valoración de resultados.

Es evidente que el fruto de la implantación de este tipo de sistemas, no puede ser otro que la optimización y la mejora de resultados. Para ello, no sólo los actores son responsables, sino que el equipo que se encarga de la gestión del sistema tiene una serie de tareas cruciales para el correcto desarrollo del mismo. La base teórica no contempla desviaciones en los propios analistas, pero tanto la motivación del equipo como la correcta interpretación de los resultados, así como la propia definición de metas y parámetros, son actividades clave que no pueden dejarse al azar y deben ser profundamente valoradas antes de iniciar cualquier actividad de implantación del BPM.

A título informativo, adjunto varios links en los que puede encontrarse tanto información de empresas dedicadas a la implantación de BPM's, como definiciones teóricas del mismo:


http://www.bpm-spain.com/
http://www.bpm.com/
http://www.club-bpm.com/
http://www.ibm.com/bpm
http://www.bpmmagazine.net/
http://www.bpminstitute.org
http://bpm.com.mx/
http://www.bpmbasics.com/